Clients - La page clients

Raccourcis

> Généralités
> Gérer des clients
> Importer
> Ajouter
> Exporter
> Optimiser
> Modifications manuelles
> Sectoriser
> Mobile

Principes

En tant que planificateur de tournées vous devez parfois jongler avec un grand nombre de clients aux multiples particularités. Il vous faudra les importer, les créer, les modifier ou les supprimer. D'autre part, vous souhaitez peut être récupérer les retours de ces clients au moment de la livraison ou du service rendu pour améliorer la qualité de service. Bref gérer les clients dans TourSolver c'est possible, voici comment :

Dans cette unité nous verrons :

  • Ce qu'est un client dans TourSolver
  • Comment les gérer, les importer, les exporter
  • Et enfin nous verrons comment exploiter le feedbacks de ceux-ci

Pour optimiser vos traitements de données dans TourSolver, il est désormais possible d’intégrer votre référentiel de clients. Le volume intégrable est de 100.000 clients. Cette page est activable depuis les préférences utilisateurs.

«Je sais que le champ "Activité 2020" de ma base de données n'est pas directement utilisé par TourSolver, mais je souhaite pouvoir l'importer car il m'aide à faire des filtres et à planifier dans l'outil.»

Nous permettons dans cette version de créer des champs personnalisés. Ces champs peuvent être utilisés au moment de l’importation ou de la mise à jour de vos données clients.

Vous pourrez gérer les contraintes métiers et les informations utiles à la planification pour chaque client. Certaines de ces informations sont automatiquement mises à jour via l’application mobile, comme la date de dernière visite ou la date de prochaine visite.

D’autres informations sont mises à jour par les notifications directes des clients (niveau de satisfaction, commentaire ou autres...).

    Utilisation

    Généralités

    Avant d'approfondir votre connaissance sur le sujet, il est important de savoir que l'ensemble de la fonctionnalité décrite ci-dessous n'est accessible qu'avec le niveau de  . Si vous êtes interessé(s) par la fonction, contactez nous via la > Page de mise en contact

    Pour activer la page "Clients" voici les 2 prérequis :

    1. Demander à votre administrateur de vous octroyer le rôle "Liste de clients". Si vous êtes administrateur, cliquez ici pour voir ce que le rôle permet de faire. à noter : il existe 2 autres rôles qui permettent notamment d'importer ou de modifier des clients. Vous devez les avoir pour pouvoir ajouter et éditer une liste de clients.
    2. Si le prérequis précedent est couvert, alors rendez-vous dans Mes préférences, puis cochez l'option Activer la page client. L'onglet Clients sera alors visible.
      Attention ! Si vous ne voyez pas cette option d'activation cela signifie que vous n'avez pas le droit (cf point n°1)


    Qu'est-ce qu'un client ?
    Un client est une personne, entreprise ou lieu, géolocalisé à l'aide de ses coordonnées géographiques, que la/les ressources seront amenées à visiter. Ce client peut posséder de nombreuses contraintes de visites qui lui sont spécifiques : heures d'ouverture/fermeture, fréquences, compatibilités.. qui seront importées en amont dans la page Clients, et utilisées lors des optimisations.

      Gérer des clients

      Voir les clients

      A l'issue de l'import initial, tous les clients sont visibles sur la carte et dans la liste clients pour l'Administrateur. Il peut alors utiliser les filtres pour afficher et/ou masquer uniquement certains clients. Cliquez ici pour lire la documentation relative à l'utilisation des filtres et de la coloration.

      Les utilisateurs seront en mesure de visualiser les clients en fonction des rôles leurs ont été attribués en amont par l'Administrateur, comme spécifié ici

      De même, les utilisateurs ne pourront visualiser que les clients qui appartiennent à la même organisation qu'eux. Cliquez ici pour plus d'informations.

      Editer les clients

      Pour ajouter un nouvel utilisateur, vous pouvez cliquer sur Action puis Ajouter, le formulaire de l'utilisateur à remplir apparait alors à l’écran. Les informations marquées par un * sont obligatoires :

      • Référence
      • Longitude
      • Latitude
      Les autres champs à intégrer sont documentés ici

      Importer

      Nouveaux champs

      Des champs spécifiques à la page Clients sont désormais disponibles : 
      - Réference : champ unique qui distingue les clients
      - Type : champ textuel qui permet de définir le type de visite (ex : entretien, réparations...)
      - Description : champ textuel pour ajouter une description de la visite
      - Client : champ booléen rempli par oui ou non. Par défaut le champ est sur la valeur Oui à l'import si il n'a pas été associé. Ce champ permet de différencier les clients des prospects
      - Secteur : champ textuel qui permet d'associer un client à une ou plusieurs ressources
      - Couleur : champ textuel qui doit être rempli avec un code Hexa pour définir la couleur du client
      - Date de création : champ date de création
      - Date de mise à jour : champ date qui se modifie en fonction de la dernière mise à jour
      - Dernière mise à jour : champ textuel qui remonte l'adresse mail du dernier utilisateur qui a mis la visite à jour
      - Organisation : champ textuel pour spécifier l'organisation à laquelle est rattaché le client
      - Date de dernière visite : champ date qui remonte la date de dernière visite à l'aide du mobile
      - Date de prochaine visite : champ date qui contient la date de prochaine visite selon les optimisations lancées
      - Dernier avis : champ textuel remonté à l'aide de la page expérience client
      - Dernier commentaire : champ textuel remonté à l'aide de la page expérience client
      - Avis de dernière visite : champ textuel remonté à l'aide de la page expérience client
      - URL de la photo : champ textuel qui récupère l'URL de la photo prise chez le client

      Les autres champs intégrables sont documentés ici

      L'import et la création de champs personnalisés

      L'import des Clients dans la carte est automatiquement proposé lors dès la première activation de la page Clients par l'Administrateur. Vous devez déposer le fichier qui contient les Clients à insérer dans la base, sélectionner au besoin l'onglet à utiliser puis cliquer sur Valider.

      L'étape suivante est l'étape d'Association de champs : il convient d'associer chacune des colonne du fichier d'origine avec un champ, pour expliciter au logiciel l'utilisation qui en sera faite (contraintes à utiliser, champs nécessaires au géocodage...). Lors de cette étape, il est nécessaire d'associer le champ Référence, qui sert d'identifiant unique pour pouvoir passer à l'étape de géocodage.

      Lors de l'association de champs, vous pouvez créer de nouveaux champs personnalisés en cliquant sur Gérer les champs, qui contiendront certaines données métiers de votre base, que vous souhaitez visualiser mais pas utiliser en tant que contraintes.

      Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau champ. Définissez son nom puis le type de donnée à stocker dans la liste proposée. Validez ensuite votre modification en cliquant sur Mettre à jour. Le nouveau champ personnalisé est disponible dans la liste des champs à associer, et le restera à moins que vous ne le supprimiez via l'interface Gérer les champs.

      Une fois l'étape d'association des champs terminée, vous pouvez passer à l'étape de géocodage si vos données ne sont pas préalablement géocodées. A partir des colonnes d'adresses, code postal, ville associées lors de l'étape précédente, TourSolver sera en mesure de remonter les coordonnées XY de vos clients, avec une précision qui varie de l'adresse exacte à une localisation à la ville. Un code couleur vous permet d'apprécier la précision du géocodage. Vous pouvez modifier manuellement ces résultats de géocodage au besoin, en modifiant l'adresse en entrée ou en déplaçant un client directement sur la carte.

      Lorsque vous cliquez sur Valider, la page Clients s'ouvre, avec la liste des clients ainsi que la carte visibles.

      Le premier import de clients est nécessaire pour accéder à la page. Si vous souhaitez rajouter un fichier de nouveaux clients dans la page, vous pouvez cliquer sur Actions -> Importer et repasser par les 3 étapes précédentes. Il est aussi possible de cliquer sur Actions -> Ajouter pour créer manuellement un nouveau client, comme spécifié ici.

      Ajouter

      Dans le menu Actions, le bouton Ajouter vous permet de créer manuellement un client dans la base, à l'inverse de bouton Importer qui permet d'importer une liste de clients. Pour valider la création du client, vous devez avoir à minima avoir rempli la Référence client dans l'onglet Général, et l'adresse/code postal/ville ou les coordonnées XY dans l'onglet Localisation.

      De même, vous devez cocher la case Client de l'onglet Général si vous ne souhaitez pas que votre client soit créé en tant que prospect dans la base (remplissage du champ Client avec la valeur Oui/Non).

      Exporter

      Dans le menu Actions, le bouton Exporter permet d'exporter la liste des clients au format Excel (.xlsx) à un instant T.

      Vous pouvez spécifier si vous souhaitez exporter l'intégralité de la base ou uniquement les clients sélectionnés en amont. De même, vous pouvez récupérer l'intégralité des champs, ou utiliser une configuration personnalisée.

      Si je n'utilise pas la configuration personnalisée, je récupèrerai l'intégralité des champs de ma base dans le fichier Excel, dans l'ordre existant de ma base. Si j'active l'utilisation de la configuration personnalisée, je ne récupèrerai que les champs affichés, dans l'ordre que j'ai modifié.

      Optimiser

      Pour lancer une optimisation depuis la page Clients, il convient en premier lieu de sélectionner les clients à optimiser, manuellement ou à l'aide de filtres, avant de cliquer sur Action -> Optimiser.

      La page des paramètres d'optimisation s'affiche. Sélectionnez la période à optimiser, ainsi que l'équipe à utiliser. Vous avez ensuite 3 options qui s'offrent à vous :

      Vous pouvez choisir de ne pas prendre en compte les données contenues dans le champ Secteur des clients. Si vous souhaitez les utiliser, un nouvel onglet Secteur apparaît à côté des ressources à utiliser dans les paramètres d'optimisation, pour vous permettre d'associer chaque secteur avec une ou plusieurs ressources. Vous pouvez aussi lancer une sectorisation avant l'optimisation : il s'agit d'une sectorisation volatile, qui sera utilisée pour l'optimisation, mais qui ne sera pas conservée dans les paramètres Clients.

      Vous retournez ensuite sur une interface connue : vous pouvez choisir les ressources à optimiser, le moyen de transport de l'équipe ainsi que son carburant.

      A l'issue de l'optimisation, lorsque vous envoyez les tournées validées vers le mobile, la Date de prochaine visite du client est mise à jour.

      Modifications manuelles

      Une fois les résultats d'optimisation obtenus, vous pouvez ajouter de nouveaux clients manuellement, avant de les intégrer manuellement dans votre optimisation ou de la refaire tourner. Lors de l'ajout manuel de clients dans l'optimisation, il est possible à cette étape de les ajouter dans la base Clients en cochant l'option Ajouter comme Client.

      Une alerte apparaît pour indiquer la bonne création du client dans la base.

      Cette fonction n'est disponible qu'en version Premium. Pour plus d'informations, contactez votre revendeur.

      Sectoriser

      Le bouton Action -> Sectoriser permet d'affecter un client à un secteur, en remplissant le champ Secteur de la page Clients. Cette sectorisation sera conservée dans le champ Secteur, pour pouvoir être ré-utilisée régulièrement, à l'inverse de la sectorisation qui est lancée depuis l'action Optimiser.

      Pour plus d'informations sur la page de sectorisation, cliquez ici.

      Mobile

      La configuration du compte-rendu de l'application mobile permet désormais d'importer des champs issus de la base Clients. Quand l'inspecteur/livreur/commercial remplit ce champ à l'issue de sa visite, sa valeur est remontée directement dans la base Clients

      A l'issue du renseignement de la page d'expérience client, si une note de satisfaction est renseignée, elle sera elle aussi directement retranscrite dans la page Clients, dans la colonne Dernier Avis.

      Un nouveau menu est disponible dans l'application mobile : le menu Prospects.

      La page Prospects permet d'identifier les prospects se trouvant dans la base Clients (Champ client rempli avec la valeur Non) dans un rayon de 20km. Vous pouvez aussi créer un prospect directement sur le terrain, depuis l'application mobile. 

      Pour créer un prospect, vous devez nécessairement spécifier son nom ainsi que sa localisation. Pour la localisation, 2 options sont disponibles :
      - ma position : géolocalise l'emplacement et remonte les coordonnés XY
      - adresse : renseigner les champs adresse, cp, ville pour remonter des coordonnées XY

      Des champs additionnels de contacts peuvent être renseignés.

      Bonne utilisation !

       

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