Mon activité - Gestion des utilisateurs

Raccourcis

> Généralités

> Gérer des utilisateurs

> Rôles

> Organisations


Principes

En tant que nouvel administrateur TourSolver, vous êtes en charge de la gestion des utilisateurs. Vous vous occupez de créer et de modifier les utilisateurs, d'attribuer des rôles, de configurer l'accès aux données et bien plus encore !

Dans cette unité, nous verrons :

  • Ce que sont les utilisateurs, comment en ajouter à votre compte TourSolver. 
  • Nous listerons les rôles existants dans TourSolver, leurs prérequis pour les utiliser et les droits qu'ils donnent aux utilisateurs.
  • Nous finirons par voir comment cloisonner les données de l'entreprise grâce aux Organisations.

Utilisation

Généralités

Avant d'approfondir votre connaissance sur le sujet, il est important de savoir que l'ensemble de la fonctionnalité décrite ci-dessous n'est accessible qu'avec le niveau de  . Si vous êtes interessé(s) par la fonction, contactez nous via la > Page de mise en contact

Qu'est-ce qu'un utilisateur ? Un utilisateur correspond à n’importe quelle personne se connectant à TourSolver ou à TourSolver Mobile. Il peut être un employé de votre société tel qu'un : commercial, logisticien,  responsable ou un informaticien désirant accéder aux données de TourSolver. Il peut aussi s'agir d'un sous-traitant.

Gérer des utilisateurs

Voir les utilisateurs

En tant qu'administrateur
Pour voir la liste des utilisateurs, il convient d'aller sur la page Mon activité, et de cliquer sur le bouton . Une page se charge et un tableau des utilisateurs apparait. Il est composé des 6 colonnes suivantes :
  • Login
  • Prénom
  • Nom
  • Dernière connexion
  • Rôles. Les rôles affectés y figurent sous forme de liste
  • Téléphone. Lorsqu'un rôle Mobile a été attribué le numéro de téléphone peut figurer dans le tableau.

Ces informations vous permettent d'avoir une vue des utilisateurs actuellement saisis dans l'application. Il est possible de les rechercher via le filtre situé dans la partie supérieure de l'écran.

Créer un nouvel utilisateur

En tant qu'administrateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, vous pouvez cliquer sur Action puis Ajouter, le formulaire de l'utilisateur à remplir apparait alors à l’écran. Dont les informations suivantes sont à saisir obligatoirement :

  • Login ou adresse e-mail
  • Prénom de l'utilisateur
  • Nom d'utilisateur

Voici quelques informations qui peuvent vous aider à saisir ce formulaire :

  • L’adresse e-mail doit être saisie en minuscule et doit contenir le symbole « @ » pour être accepté.
  • Lors de la création d’un utilisateur, par défaut, le statut « Actif » est à « Oui ». Cela signifie que l’utilisateur peut se connecter à son compte TourSolver.
  • Vous devez renseigner au moins un rôle pour créer l'utilisateur.

En cliquant sur le bouton  vous confirmez la création du compte. Un email est automatiquement envoyé au detenteur du compte pour lui signaler qu'un compte lui a été attribué, et pour l'inviter à configurer son mot de passe.

Le délai de reception peut varier en fonction de vos règles informatiques de gestion des e-mails. Dans certains cas l'utilisateur peut recevoir l'email plusieurs minutes après l'envoi. Il vous est possible de savoir si un utilisateur s'est connecté pour la première fois en observant la valeur du champ Dernière connexion, si cette dernière est remplie d'une date et d'une heure cela confirme que l'utilisateur s'est bien connecté à TourSolver. 

Si l'email n'a pas été envoyé ou a été supprimé accidentellement par un utilisateur, il est possible de renvoyer une invitation en cliquant sur Action puis 

En tant qu'utilisateur

Lorsqu'un administrateur crée votre compte, vous recevez un e-mail de bienvenue. Il vous signale qu'un compte vous a été attribué et vous invite à créer votre nouveau mot de passe. 

En ouvrant l'email vous verrez des instructions courtes, qu'il convient de suivre afin de valider l'attribution et de modifier votre mot de passe.

Cas particulier des utilisateurs de type "mobile"

Si vous souhaitez créer un utilisateur mobile, il conviendra de créer un utilisateur en lui attribuant le rôle Mobile. Le mot de passe est obligatoirement saisissable par l'administrateur et ne peut pas être changé par l'utilisateur. 

Editer un utilisateur

En tant qu'administrateur, au gré de votre utilisation de TourSolver, vous souhaiterez peut-être désactiver un compte ou modifier des attributions (de rôle ou d'organisation). Voici comment faire :

Depuis la page Mon activité, en cliquant sur le bouton , une page se charge et la liste des utilisateurs apparait.

Pour modifier les caractéristiques d'un utilisateur, il conviendra de selectionner la ligne de l'utilisateur cible puis de cliquer sur Editer, le formulaire de l'utilisateur apparait alors à l’écran. Vous pourrez alors :

  • Activer ou désactiver un utilisateur. Un utilisateur désactivé ne pourra plus se connecter à TourSolver avec un niveau de licence lui permettant d'accéder aux données.
  • Modifier des rôles.
  • Attribuer des organisations.

Utilisateur principal / secondaire

Dans TourSolver, il existe deux types d'utilisateur, l'utilisateur principal et l'utilisateur secondaire.

L'utilisateur principal est l'utilisateur de référence de votre société, une sorte de "Super Administrateur" . Il est désigné à la création des accès TourSolver lors de la prise de commande et attribué de concert avec vous par le service ADV de Geoconcept. Ce compte possède quelques caractéristiques particulières :

  • Il cumule par défaut tous les rôles (sauf le rôle mobile),
  • Il n'est pas possible pour un utilisateur (même un "administrateur") de lui enlever le droit d'administration ou même de le supprimer. 

Par conséquent, si vous êtes vous-même administrateur ET utilisateur secondaire ne soyez pas surpris si vous ne pouvez pas modifier le rôle d'administration ni même le supprimer d'un compte en particulier ! Il s'agit certainement de l'utilisateur principal !

Les utilisateurs secondaires peuvent détenir un rôle d'administration mais ils ne peuvent pas supprimer un utilisateur principal ni lui enlever son rôle d'administration.

Si vous souhaitez réattribuer l'utilisateur principal à un autre utilisateur car le titulaire a ou va quitter la société, il convient de contacter le service ADV de geoconcept qui vous aidera a réaliser l'opération.

Rôles

Dans TourSolver au moment de créer des utilisateurs il est possible d'attribuer des rôles prédéfinis. Ces rôles se cumulent. Ainsi pour avoir tous les droits d'edition il conviendra de selectionner tous les rôles (à l'exception du rôle "mobile" qui lui est facultatif).

Les rôles

Vous trouverez ci-dessous une description des rôles et de leurs prérequis 

Cliquez sur les liens pour aller sur les sections qui vous interesse.

Administration
Description

Le rôle d'administration est affecté ou désaffecté par un administrateur ou un Super Administrateur. Le Super Administrateur (utilisateur principal) ne peut pas perdre ce rôle, sauf s'il devient utilisateur secondaire  (cf : Utilisateur principal / secondaire).


Vue d'un compte n'ayant que le rôle "Administration" activé

Prerequis

Pour utiliser ce rôle il faut :

  • Être un utilisateur principal (qui par défaut possède le rôle d'administration)
  • Ou avoir reçu le rôle Administration par un utilisateur ayant déjà ce rôle.
Donne le droit de
  • Voir les simulations
  • Voir et modifier les paramètres de la page "Mon activité", dont la gestion des utilisateurs, des rôles et des organisations 
  • Il permet d'accéder aux fonctionalités de configuration avancées c'est à dire les paramétrages de :
    • l'app mobile 
    • E-mail
    • SMS
    • Page expérience client
    • Tomtom webfleet
    • Webhook
Planification

Description

Le rôle Planification est certainement le plus central dans TourSolver car il permet  de faire le travail de planification de l'activité sans se soucier de l'administration des fonctions les plus avancés.


Vue d'un compte n'ayant que le rôle "Planification" activé

Prerequis

Pour utiliser ce rôle il faut :

  • Avoir reçu le rôle Planification par un utilisateur ayant le rôle Administration.

Donne le droit de

  • Voir et modifier les simulations
  • Voir et modifier les paramètres de la page "Mon activité" sauf  les paramètres liés aux utilisateurs ou aux organisations !
  • Créer des simulations et lancer des optimisations
  • Voir et modifier les ressources
  • Importer des visites
  • Publier les visites planifiées dans l'application mobile
Suivi de réalisation

Description

Le rôle Suivi de réalisation est utile lorsque vous utilisez l'application Toursolver Mobile, car il permet de suivre l'activité des intervenants en temps réel.


Vue d'un compte n'ayant que le rôle "Suivi de réalisation" activé

Prerequis

Avoir reçu le rôle Suivi de réalisation par un utilisateur ayant le rôle Administration.

Donne le droit de

  • Voir les simulations
  • Faire le suivi de la réalisation, c'est à dire :
    • Voir la trace GPS des vehicules sur la carte,
    • Voir les modifications en temps réel des statuts de visite,
    • Suivre le planning de réalisation minute par minute,
    • Voir l'historique de réalisation, et la comparaison avec le planifié.
Mobile

Description

Le rôle Mobile permet de créer un accès à l'application mobile TourSolver (Android et Iphone) pour les ressources terrains (contrôleurs, livreurs, techniciens, commerciaux etc..).

Lorsqu'un utilisateur possède uniquement le rôle "Mobile", il ne peut pas se connecter au site TourSolver (https://app.geoconcept.com/).


Vue d'un compte n'ayant que le rôle "Mobile" activé

En tant qu'administrateur, depuis la page "utilisateur", lorsque vous cliquez sur ce rôle, deux champs apparaissent :

  • Mot de passe. Il permet de saisir un mot de passe d'accès l'application mobile qu'il faudra communiquer à vos collègues utilisant TourSolver Mobile.
  • Téléphone. Il permet aux planificateurs d'avertir (si besoin) les ressources terrains qu'un nouveau plan de tournée vient de leur être partagé.

Prerequis

Avoir reçu le rôle Mobile par un utilisateur ayant le rôle Administration.

Donne le droit de

  • Accéder et utiliser l'application TourSolver Mobile.
Liste des clients

Description

Le rôle Liste des clients permet de consulter le référentiel des clients sans le mettre à jour.


Vue d'un compte n'ayant que les rôles "administration" & "liste des clients" activés

Prerequis

  • Avoir reçu le rôle Liste des clients par un utilisateur ayant le rôle Administration.
  • Le rôle doit être activé en plus d'un des 4 rôles suivants : Administration, Planification, Réalisation ou Mobile.
  • S'il souhaite voir et modifier la page client, l'utilisateur recevant le rôle doit activer lui-même cette page. Cela est réalisable depuis les préférences utilisateurs (voir image ci-dessous. Ou lien)


Vue de l'écran de paramétrage des préférences

Donne le droit de

  • Voir le référentiel des clients
  • Exporter le référentiel des clients
Modification des clients

Description

Le rôle Modification des clients permet d'éditer (importer ou modifier) le référentiel des clients.


Vue d'un compte ayant les rôles "administration" /" liste des clients"  / "Modification des clients" activés

Prerequis

  • Avoir reçu le rôle Modification des clients par un utilisateur ayant le rôle Administration.
  • Le rôle doit être activé avec au moins un des 4 rôles suivants : Administration, Planification, Réalisation ou Mobile.
  • Le rôle Liste des clients doit également être attribué.
  • S'il souhaite voir et modifier la page client, l'utilisateur recevant le rôle doit activer lui-même cette page. Cela est réalisable depuis les préférences utilisateurs (voir image ci-dessous. Ou lien)


Vue de l'écran de paramétrage des préférences

Donne le droit de

  • Modifier le référentiel (unitairement ou par lot via un import)
  • Supprimer des éléments du référentiel 

Organisations

Les organisations permettent de filtrer les données de travail afin de masquer certaines données à certains utilisateurs ayant le même rôle. Vous pouvez les utiliser pour filtrer par Business Unit ou encore par région géographique. Voici quelques exemples d'applications possibles :

  • En tant qu'administrateur je souhaite que les clients de ma base de données soient visibles par "les commerciaux eleveurs" tandis que tous les prospects de ma base de données soient visibles par "les commerciaux chasseurs".
  • En tant qu'administrateur je souhaite que les clients de l'agence Nord ne soient visibles que par les controleurs de l'agence Nord, etc...

Cela permet de :

  • Sécuriser les données de votre entreprises ainsi que leurs usages. Les données non visibles sont des données qui ne pourront pas être modifiées accidentellement.

  • Montrer les données directement utiles aux utilisateurs de l'application, sans les polluer par des éléments qui ne les concernent pas.

  • Gérer répartiton des licences. Vous pouvez voir combien de ressources ont été créés par organisation et ainsi optimiser leurs attributions


Voir & éditer les organisations

Pour voir la liste des organisations, il faut tout d'abord en avoir le droit ! En effet seul les utilisateurs détenant le rôle d'administration peuvent y accéder.

Si vous êtes habilité, il convient alors d'aller sur la page Mon activité, et de cliquer sur le bouton .

Une page se charge et un tableau listant les organisations créées dans TourSolver apparait. Il est composé des 8 colonnes suivantes :

  • Identifiant
  • Nom
  • Adresse
  • Code postal
  • Ville/commune
  • Pays
  • Ressources utilisées : indique le nombre de ressource effectivement créé par les utilisateur dans chacune des organisations.
  • Nombre de ressource Max : permet d'attribuer un nombre maximum de ressource utilisable dans l'organisation afin d'optimiser votre capital de licence. Si un utilisateur tente de créer une ressource dépassant le seuil un message lui indiquera que ce n'est pas possible :

          

Pour ajouter une nouvelle organisation, vous pouvez cliquer sur Action puis Ajouter, le formulaire de l'organisation à remplir apparait alors à l’écran. Il conviendra de créer une adresse obligatoirement.
Si vous souhaitez en modifier, vous devez la selectionner et cliquer sur Action puis Editer.


Vue du popup d'edition d'une organisation

Attribution d'organisation

Nous l'avons vu, l'organisation permet de filtrer les données, pour cela il faut créé plusieurs organisations puis les attribuer aux éléments suivantde TourSolver :

  • Utilisateurs
  • Equipes (ressources)
  • Clients
Utilisateurs

Pour attribuer une ou des organisations à un utilisateur déjà existantes, il convient d'aller dans la page Mon activité et de cliquer sur le bouton, puis sélectionner un utilisateur, cliquer sur Action et Editer.

La fenêtre de modification de l'utilisateur apparait et dans la partie inférieure vous trouverez les organisations que vous avez créées, en les basculant de la partie gauche à la partie droite vous attribuez la ou les organisations à l'utilisateur cible. Cliquez enfin sur  pour valider l'opération.

Il est aussi tout à fait possible de ne pas sélectionner d'organisation, dans ce cas l'utilisateur ne verra que les données des organisations non rattachées.

Equipes

Pour attribuer une ou des organisations déjà existantes aux ressources, il convient d'aller dans la page Mes ressources et de sélectionner l'equipe cible. Vous pourrez alors sélectionner une seule organisation pour l'équipe cible. Il est aussi possible de sélectionner la valeur "Pas de rattachement", dans ce cas votre équipe sera visible par tous les utilisateurs.

En cliquant sur les ressources vous remarquez que les organisations ne sont pas présentes, car elle se paramètre sur l'équipe et non sur la ressource.


Vue de la page ressource avec une liste d'attribution des organisations sur l'équipe "APM Corse".

Clients

Pour attribuer une ou des organisations déjà existantes aux clients, il convient tout d'abord d'avoir les rôles de modification et de consultation des clients.

Si vous souhaitez modifier ou attribuer manuellement une organisation à un client en particulier, il convient d'aller dans la page Clients, selectionner le client cible dans le tableau, puis cliquer sur le bouton Action,  puis Editer, la fiche client apparait à l'écran, allez dans contraintes, le champ organisation y est editable manuellement.

Il est aussi possible d'importer vos clients avec l'organisation cible. Pour cela consultez notre documentation du modèle de données des clients pour structurer votre fichier excel   > en savoir plus  et ainsi importer l'attribution des organisation par client.

Le cas des simulations & des visites

Il n'y a pas d'attribution d'organisation à paramétrer directement pour les simulations les visites, mais cela ne signifie pas qu'elles n'en n'ont pas ! En effet, ces deux éléments héritent de l'organisation de l'équipe sélectionnée.

Si un utilisateur affecté à l'organisation A et B a créé une simulation basée sur une équipe de l'organisation A, alors tous les utilisateurs de l'organisation A verront cette simulation. Tandis qu'un utilisateur affecté à l'organisation B ne la verra pas.

Bonne utilisation !

 

Retour à l'Aide de TourSolver