Comment paramétrer l'envoi d'e-mails ou de SMS ?

Principes

Ces fonctions permettent de configurer l'envoi d'e-mails ou de SMS de notification aux clients finaux visités. 

L'envoi d'e-mail

Pré-requis

 L'envoi d'e-mails est uniquement disponible en version PREMIUM de TourSolver. Contactez votre revendeur pour plus d'informations.
 Les visites doivent avoir un champ "adresse e-mail" associé lors de l'import pour que l'envoi d'e-mail puisse être fonctionnel.

Utilisation

Configurer l'envoi d'e-mails dans TourSolver

Le menu Configuration de TourSolver accessible en haut à droite de l'application, donne accès à la fonctionnalité Configurer l'envoi d'e-mails :

L'activation de l'envoi d'e-mails mène à la configuration de 2 menus : les créneaux à communiquer et les messages à envoyer. Les e-mails sont envoyés lors de l'envoi des tournées aux ressources.

Créneaux à communiquer

Le Mode de calcul du créneau d'arrivée chez le client permet de configurer le format dans lequel le créneau de visite est envoyé au client : selon le mode choisi, l'interface de la page évolue en même temps que la précision du créneau envoyé au client.

- Le créneau horaire qui prend en compte une plage de temps (ex : visite planifiée à 10h avec une durée de créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 10h et 12h ;
Plus ou moins, qui indique une plage de temps autour de l'heure d'arrivée calculée (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 8h et 12h ;
- Au plus tard qui permet de donner un créneau avec la visite planifiée qui est l'heure minimale de visite (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 10h et 12h ;
- Au plus tôt qui permet de donner un créneau avec la visite planifiée qui est l'heure maximale de visite (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 8h et 10h ;
- La demi-journée, qui permet de préciser si le passage se fera le matin ou l'après-midi ;
- La journée, qui indique le jour de passage de la ressource.

La Durée du créneau communiqué permet de définir une durée de créneau à ajouter à l'horaire exact de la visite lors de l'envoi de l'e-mail au client pour les modes de calcul suivants : Créneau horaire, Plus ou moins, Au plus tard et Au plus tôt

L'Heure de référence des créneaux n'est proposée que pour le créneau horaire et fonctionne avec la durée de créneau définie. L'heure de référence se définit par rapport à l'heure de la visite programmée :
- 00:00 signifie que l'heure de référence est celle de la visite, à laquelle on ajoute la durée de créneau (ex : une visite est planifiée à 9h avec une durée de créneau de 1h , elle sera communiquée au client comme une visite entre 9h et 10h) ;
- 00:30 signifie que l'heure de référence est 30minutes avant celle de la visite programmée, à laquelle on viendra ajouter la durée du créneau (ex : une visite est planifiée à 9h avec une durée de créneau de 1h, elle sera communiquée au client comme une visite entre 8h30 et 9h30).

La Date/Heure de la visite planifiée correspond à l'heure réelle de la visite chez le client et sert ici d'exemple pour la mise en forme de l'e-mail.

Le Créneau communiqué au client contient le format de l'horaire tel qu'il a été défini avec les paramétrages en amont et sert ici d'exemple pour la mise en forme de l'e-mail.

Message à envoyer

L'interface Message à envoyer permet de paramétrer le corps de l'e-mail ainsi que son habillage (expéditeur, objet, en-tête, pied de page).

Cette interface est disponible en mode standard (insertion des en-tête et pied de page à l'aide de liens hypertextes) ou avancé (utilisation du langage Markdown pour le formatage de l'e-mail).

- L'adresse d'expédition correspond à l'adresse de l'expéditeur chez le client : elle doit nécessairement être remplie ;
- L'objet de l'e-mail doit être rempli (un e-mail sans objet sera souvent considéré comme un spam) ;
- Un lien hypertexte permet de visualiser un en-tête de l'e-mail ;
- Un lien hypertexte permet de visualiser un pied de page de l'e-mail ;
- Message à envoyer aux clients : ce message constitue le corps du mail. Il est composé de texte en dur (qui ne changera jamais) et de texte dynamique qui dépend de la valeur des champs des visites insérés. Il est possible d'insérer tous les champs d'une visite, et notamment le Créneau communiqué pour transmettre l'heure estimée.

L'envoi de SMS

Pré-requis

 

 Disponible en option de TourSolver. Cette option fera l'objet d'une facturation spécifique, au prorata de la consommation correspondant au nombre de SMS envoyés. Contactez GEOCONCEPT SAS ou votre revendeur habituel pour plus d'informations.
 Les visites doivent avoir un champ "Téléphone mobile" associé lors de l'import pour que l'envoi d'e-mail puisse être fonctionnel.

Utilisation

Configurer l'envoi de SMS dans TourSolver

Le menu Configuration de TourSolver accessible en haut à droite de l'application, donne accès à la fonctionnalité Configurer l'envoi de SMS :

L'activation de l'envoi de SMS mène à la configuration de 3 menus : les créneaux à communiquer, les messages à envoyer et les arrivées imminentes.

Créneaux de visite

Le Mode de calcul du créneau d'arrivée chez le client permet de configurer le format dans lequel le créneau de visite est envoyé au client : selon le mode choisi, l'interface de la page évolue en même temps que la précision du créneau envoyé au client.

- Le créneau horaire qui prend en compte une plage de temps (ex : visite planifiée à 10h avec une durée de créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 10h et 12h ;
Plus ou moins, qui indique une plage de temps autour de l'heure d'arrivée calculée (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 8h et 12h ;
- Au plus tard qui permet de donner un créneau avec la visite planifiée qui est l'heure minimale de visite (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 10h et 12h ;
- Au plus tôt qui permet de donner un créneau avec la visite planifiée qui est l'heure maximale de visite (ex : visite planifiée à 10h avec un créneau de 2h) -> On communique au client un passage entre 8h et 10h ;
- La demi-journée, qui permet de préciser si le passage se fera le matin ou l'après-midi ;
- La journée, qui indique le jour de passage de la ressource.

La Durée du créneau communiqué permet de définir une durée de créneau à ajouter à l'horaire exact de la visite lors de l'envoi du SMS au client pour les modes de calcul suivants : Créneau horaire, Plus ou moins, Au plus tard et Au plus tôt

L'Heure de référence des créneaux n'est proposée que pour le créneau horaire et fonctionne avec la durée de créneau définie. L'heure de référence se définit par rapport à l'heure de la visite programmée :
- 00:00 signifie que l'heure de référence est celle de la visite, à laquelle on ajoute la durée de créneau (ex : une visite est planifiée à 9h avec une durée de créneau de 1h , elle sera communiquée au client comme une visite entre 9h et 10h) ;
- 00:30 signifie que l'heure de référence est 30minutes avant celle de la visite programmée, à laquelle on viendra ajouter la durée du créneau (ex : une visite est planifiée à 9h avec une durée de créneau de 1h, elle sera communiquée au client comme une visite entre 8h30 et 9h30).

La Date/Heure de la visite planifiée correspond à l'heure réelle de la visite chez le client et sert ici d'exemple pour la mise en forme du SMS.

Le Créneau communiqué au client contient le format de l'horaire tel qu'il a été défini avec les paramétrages en amont et sert ici d'exemple pour la mise en forme du SMS.

Message à envoyer

L'interface Message à envoyer permet de paramétrer le corps du SMS.

- Le Nom de l'expéditeur doit être rempli avec un numéro de téléphone ou une chaîne de caractères ;
- Message à envoyer aux clients : ce message constitue le corps du SMS. Il est composé de texte en dur (qui ne changera jamais) et de texte dynamique qui dépend de la valeur des champs des visites insérés. Il est possible d'insérer tous les champs d'une visite, et notamment le Créneau communiqué pour transmettre l'heure estimée de la visite. Dans l'aperçu à droite, le nombre de caractères est décompté pour estimer le nombre de messages envoyés pour un client type.

Arrivée imminente

L'envoi de SMS lors de l'arrivée imminente n'est possible que lorsque la visite à effectuer est acceptée et que la visite précédente a été définie comme "Terminée" par le conducteur.

- Le Nom de l'expéditeur doit être rempli avec un numéro de téléphone ou une chaîne de caractères ;
- Message à envoyer aux clients : ce message constitue le corps du SMS. Il est composé de texte en dur (qui ne changera jamais) et de texte dynamique qui dépend de la valeur des champs des visites insérés. Un nouveau champ est disponible l'Heure d'arrivée estimée (ETA) qui tient compte du trafic routier lors de l'envoi du SMS. Dans l'aperçu à droite, le nombre de caractères est décompté pour estimer le nombre de messages envoyés pour un client type.

Bonne utilisation ! 


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